ある日、クーリングオフの通知文を一生懸命に書いたBさん。
「よし、これで大丈夫だ！」と安心して郵便局に持ち込んだところ、窓口の職員さんからこんな一言が。
「すみません、この文面では受け付けできません」
びっくりしたBさん。
「えっ、せっかく書いたのにどうして…？」
実は、内容証明郵便には独自のルールがあるのです。
ルール① 1行に書ける文字数は20字以内
内容証明郵便では、1行に書ける文字数が決まっています。
原則「1行20字以内」。
21字以上を詰め込むと、窓口で差し戻されてしまいます。
慣れないうちは「句読点も1字に数える」という点で引っかかる人が多いです。
ルール② 1枚に書ける行数は26行以内
A4用紙を使う場合、1枚あたり26行まで。
それ以上は次のページに繰り越す形になります。
文面が長くなりそうなら、できるだけシンプルにまとめることが大切です。
ルール③ 文字の修正はできますが・・・
郵便局の窓口でうっかり間違えに気づいてしまったとき。
普段なら二重線を引いて訂正印を押せば済むかもしれませんが、内容証明郵便ではそれはできません。印鑑があれば可能です。通常の書類とは方法が異なります。基本的に「書き直し」です。作り直したほうが無難でしょう。
ルール④ 相手先・自分の住所氏名を正確に
「株式会社」と「(株)」を混同して書いたり、番地を省略したり…。
些細な誤記でもトラブルにつながります。
契約書やパンフレットに記載されている正式名称を必ず写すようにしましょう。
ルール⑤ 控えを必ず保管する
郵便局では「差出人控え（謄本）」を渡してくれます。
これが証拠になるので、大切に保管しておきましょう。
書留番号の控えとともに必ず保管しておいてください。
まとめ
・内容証明郵便には「1行20字以内」「1枚26行以内」のルールがある。
・修正はできるが、作り直したほうが無難
・住所や氏名は正式名称で正確に。
・控えをしっかり残し、証拠として保管することが大切。
おわりに
内容証明郵便作成サポートについてはこちらをご覧ください。
内容証明郵便についてより細かくお知りになりたい方は、郵便局のサイトをご覧ください。
次回は、いよいよ「トラブルを未然に防ぐために ― 内容証明郵便の活用術」をまとめ、シリーズの総仕上げを行います。
最後までご覧いただきありがとうございます。